Dans un centre de service, un magasin ou un atelier, il est crucial de contrôler tous les processus de travail et d'organisation. Effectuer cela manuellement serait impossible, c'est pourquoi vous pouvez utiliser des programmes spécialisés pour la comptabilité. Ces outils sont conçus pour la gestion des commandes, des clients, des finances et des tâches professionnelles. Lors du choix d'un logiciel, concentrez-vous sur votre niche dans le secteur et les spécificités de votre travail.

De nombreux entrepreneurs utilisent actuellement le logiciel professionnel basé sur le cloud, Gincore. Il présente de nombreux avantages :

• fonctionnalité complète ;
• adapté à tous les secteurs d'activité ;
• interface conviviale ;
• support technique 24 heures sur 24.

Cependant, dans le fonctionnement de toute entreprise, il arrive parfois que des commandes soient annulées ou que des retours de produits se produisent. Dans ce cas, il est nécessaire de rembourser l'acompte ou le paiement total au client. Grâce à Gincore, vous pouvez facilement effectuer un remboursement.

Comment rembourser correctement un client

Si vous devez rembourser de l'argent à un client, il est essentiel de suivre la procédure correcte. Il est important que le paiement pour la commande retournée ne soit pas inclus dans la rémunération de l'ingénieur. Si l'argent pour ce travail a déjà été versé, il doit être remboursé ultérieurement. La décision de rembourser le client est prise par le réceptionniste ou le manager.

La procédure de remboursement au client est la suivante :

1. Vous devez informer le comptable ou le caissier de la nécessité de rembourser de l'argent au client.
2. Dans la section « Comptabilité – Caisses », sélectionnez l'option « Délivrance ».
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez de quelle caisse proviendra le remboursement.
4. Ensuite, sélectionnez le motif – « Remboursement pour commande ».
5. Dans le champ « Contrepartie », indiquez le client.
6. Dans la section « Montant », indiquez le montant du remboursement.
7. Il est important de cocher la case « Sans inscription au solde ».
8. Dans la note, indiquez le numéro de commande pour laquelle l'argent est remboursé.
9. Ensuite, le comptable remet à la personne en charge ou au manager les espèces, que l'employé remet ensuite au client en lui communiquant le numéro de transaction.
10. Le manager accède à la section « Commandes ».
11. Dans le menu, le manager vérifie le numéro de transaction, clique dessus et sélectionne « Enregistrer ».
12. Cette option permet de relier le remboursement à la commande du client.

Il est maintenant nécessaire de se rendre dans la section « Comptabilité ». Dans les rapports, sélectionnez un filtre pour la période récente, où vous pourrez voir toutes les dernières commandes. Les commandes avec un remboursement sont mises en surbrillance en orange. Dans la colonne « bénéfice opérationnel » des commandes avec remboursement, il est indiqué « 0 ». Ces commandes ne donnent pas droit à une prime pour les employés.

Avantages de l'utilisation du programme Gincore

Le logiciel Gincore est la meilleure solution pour la comptabilité et le contrôle dans un centre de service. Le logiciel possède une multitude de fonctionnalités et permet d'optimiser le travail. Lorsque des situations litigieuses se présentent avec des commandes et qu'il est nécessaire de rembourser des clients, il est très important de traiter le remboursement correctement. Peu de logiciels offrent de tels outils.

Gincore dispose d'une interface très pratique et bien pensée, ce qui permet d'effectuer le remboursement rapidement et correctement. La transaction sera officiellement enregistrée dans tous les rapports. Cela éliminera toute possibilité d'erreurs et d'imprécisions dues à l'intervention humaine.

Les avantages de Gincore en matière de remboursement :

• l'opération de remboursement est officiellement enregistrée dans le système ;
• la transaction est liée à la commande du client ;
• l'ingénieur ne reçoit pas de commission pour la commande annulée ;
• transparence de la comptabilité ;
• les rapports finaux et les documents seront sans erreurs.

Si vous hésitez encore sur le logiciel à choisir pour votre centre de service, vous pouvez tester la version d'essai complète de Gincore. Elle est valable pendant 14 jours, après quoi vous pourrez choisir le tarif qui vous convient. Deux semaines suffiront pour maîtriser le programme et établir tous les processus d'affaires de votre entreprise. Vous pourrez bientôt ressentir tous les avantages du logiciel et augmenter vos bénéfices sans investissements supplémentaires.

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