.png){kind=logo}
Ведення бізнесу на міжнародному рівні або робота з іноземними постачальниками неминуче стикається з необхідністю управління кількома валютами. Це може ускладнити фінансовий облік та призвести до помилок. Програма Gincore пропонує просте та ефективне рішення — вбудовану функцію конвертації валют, яка допомагає автоматизувати та впорядкувати цей процес.
Ця функція є ключовим елементом для автоматизації сервісного центру та інших підприємств, дозволяючи легко керувати мультивалютними операціями, економити час та забезпечувати повний контроль над фінансами.
Призначення функції: навіщо потрібна конвертація валют у Gincore?
Якщо ваша компанія закуповує запчастини за кордоном, оплачує послуги іноземних підрядників або приймає платежі від клієнтів у різних валютах, ви знаєте, наскільки важливо вести точний облік. Функція конвертації валют у Gincore створена для вирішення саме цих завдань. Вона дозволяє проводити обмін однієї валюти на іншу безпосередньо в системі, без необхідності використання сторонніх програм або ручних розрахунків.
Це невід'ємна частина повноцінного модуля бухгалтерії Gincore, розробленого спеціально для сервісних центрів, ремонтних майстерень та торгових компаній.
Можливості та переваги
Використання вбудованого інструменту для обміну валют дає бізнесу низку значних переваг:
- Гнучкість в управлінні курсом. Ви можете використовувати обмінний курс, запропонований системою за замовчуванням, або встановити власний, актуальніший курс для кожної конкретної операції.
- Повна прозорість операцій. Кожна конвертація фіксується в системі як окрема транзакція. В історії операцій чітко видно, яка сума була списана в одній валюті та зарахована в іншій, а також коментар до операції.
- Виключення помилок. Автоматизація процесу обміну виключає помилки, пов'язані з людським фактором при ручних розрахунках.
- Економія часу. Більше не потрібно витрачати час на підрахунки в калькуляторі або звірку з банківськими виписками для кожної дрібної операції. Все відбувається в кілька кліків.
- Централізований облік. Усі фінансові операції, включно з мультивалютними, зберігаються в одному місці, що спрощує формування звітності та аналіз фінансового стану компанії.
Покрокова інструкція Gincore: як конвертувати валюту?
Процес конвертації інтуїтивно зрозумілий і займає менше хвилини. Дотримуйтесь цієї простої інструкції, заснованої на навчальному відео Gincore.
- Перейдіть до меню «Бухгалтер» -> «Каси». Це ваш фінансовий центр у системі Gincore.
- Виберіть потрібну касу. Знайдіть касу, в якій знаходяться кошти, що підлягають обміну.
- Натисніть на кнопку «Переміщення».
- Налаштуйте переміщення. У вікні переміщення як касу-відправника та касу-отримувача виберіть одну й ту саму касу.
- Вкажіть валюти. Змініть валюту в полі одержувача на ту, в яку ви хочете конвертувати кошти. Наприклад, якщо ви міняєте євро на долари, у першому полі залишаться євро, а в другому ви оберете долари.
- Введіть суму та перевірте курс. Вкажіть суму, яку ви хочете обміняти. Система автоматично розрахує підсумкову суму в іншій валюті за встановленим курсом. За потреби ви можете відредагувати обмінний курс вручну прямо в цьому вікні.
- Додайте коментар. Це важливий крок для збереження прозорості обліку. Вкажіть мету обміну, наприклад, «Обмін валюти для розрахунків з постачальниками».
- Збережіть операцію. Після натискання кнопки «Зберегти» система проведе транзакцію. У балансі каси зменшиться сума у вихідній валюті та з'явиться сума в новій.
Приклади застосування
Ось кілька сценаріїв, в яких функція конвертації валют стає незамінним помічником:
- Розрахунок із закордонними постачальниками. Сервісний центр закуповує партію дисплеїв у постачальника з Китаю. Рахунок виставлено в доларах США. Бухгалтер заходить у Gincore, конвертує необхідну суму з гривень у долари за поточним курсом та фіксує операцію для подальшої оплати.
- Виплата зарплати віддаленому співробітнику. Компанія наймає розробника з Європи з оплатою в євро. Наприкінці місяця необхідна для виплати зарплати сума в доларах конвертується в євро за узгодженим курсом прямо в системі.
- Консолідація прибутку. Роздрібний магазин приймає оплату в кількох валютах. Наприкінці звітного періоду всі доходи конвертуються в основну валюту компанії для зручності аналізу прибутковості та підготовки фінансової звітності.
Поради та лайфхаки
- Завжди залишайте коментарі. Детальні коментарі до транзакцій («Оплата інвойсу №123», «Купівля валюти для відрядження») допоможуть вам і вашим колегам швидко розібратися в історії операцій навіть через кілька місяців.
- Встановлюйте точний курс. Для максимальної точності обліку використовуйте курс вашого банку на момент здійснення операції, а не курс за замовчуванням.
- Регулярно проводьте звірку. Періодично звіряйте баланси в Gincore з реальними залишками на ваших банківських рахунках, щоб забезпечити повний контроль над фінансами.
FAQ (Часті запитання)
Де я можу подивитися історію всіх конвертацій?
Усі операції з обміну валют зберігаються в загальному списку транзакцій. Ви можете знайти їх у розділі «Гроші», вибравши потрібну касу та період.
Чи можу я встановити свій власний обмінний курс?
Так, система дозволяє вручну змінювати обмінний курс для кожної транзакції прямо у вікні переміщення.
Чи можна скасувати операцію конвертації?
Як і будь-яку іншу фінансову транзакцію в Gincore, операцію конвертації можна видалити. Однак для збереження коректності обліку рекомендується створювати сторнуючу (зворотну) операцію, якщо була допущена помилка.
Висновок
Функція конвертації валют у Gincore — це потужний, але простий інструмент, який має бути в арсеналі будь-якого сучасного бізнесу, що працює з кількома валютами. Він забезпечує точність, прозорість та ефективність фінансових операцій, звільняючи ваш час для важливіших завдань.
Почніть використовувати функції Gincore для управління валютами вже сьогодні, щоб спростити ваш фінансовий облік та сфокусуватися на зростанні бізнесу. Автоматизація сервісного центру та інших підприємств починається з розумних інструментів Gincore.
