Jak skonfigurować telefonię IP w Gincore w 30 minut: kompletny poradnik automatyzacji połączeń

Przeznaczenie funkcji: dlaczego Twój biznes potrzebuje integracji z telefonią IP?

Głównym celem integracji jest przekształcenie chaotycznego strumienia połączeń telefonicznych w uporządkowany i kontrolowany proces. Zamiast ręcznie zapisywać numery i szczegóły rozmów, Twoi menedżerowie otrzymują gotowe narzędzie, które robi to za nich.

Ta funkcja jest niezbędna do pełnej automatyzacji centrum serwisowego lub dowolnego innego działu obsługi klienta. Eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, gwarantuje, że żaden lead nie zostanie utracony, i zapewnia kierownictwu pełny przegląd komunikacji z klientami.

Możliwości i korzyści: co zyskujesz dzięki integracji?

Podłączenie telefonii IP do Gincore otwiera szeroki wachlarz możliwości, które bezpośrednio wpływają na efektywność i rentowność Twojej firmy:

• Automatyczna rejestracja wszystkich połączeń. Każde przychodzące połączenie jest natychmiast rejestrowane w systemie: Gincore zapisuje numer telefonu, dokładną datę i godzinę połączenia, przypisując mu unikalny identyfikator.
• Błyskawiczny dostęp do historii klienta. Jeśli dzwoni obecny klient, system automatycznie otwiera jego kartę. Operator od razu widzi całą historię zgłoszeń, zamówień i poprzednich napraw, co pozwala na świadczenie spersonalizowanej obsługi.
• Kontrola i analityka. Na stronie głównej Gincore wyświetlana jest łączna liczba połączeń w danym dniu. Możesz mierzyć kluczowe wskaźniki, takie jak konwersja połączeń na zamówienia, i oceniać produktywność pracy menedżerów.
• Ocena skuteczności reklam. Podczas odbierania połączenia operator może wskazać kanał reklamowy, z którego przyszedł klient. Pozwala to precyzyjnie określić, które inwestycje marketingowe przynoszą realne zapytania, a które nie.
• Jedna baza danych do wspólnej pracy. Wszystkie informacje dotyczące połączenia, w tym notatki operatora, są dostępne dla wszystkich współpracowników. Zapewnia to sprawną pracę zespołu i ciągłość w komunikacji z klientami.

Instrukcja krok po kroku Gincore: konfiguracja telefonii IP w 5 krokach

Proces integracji jest prosty i nie wymaga głębokiej wiedzy technicznej. Na przykładzie popularnego serwisu Zadarma.com, oto jak możesz samodzielnie przeprowadzić konfigurację:

1. Krok 1: Rejestracja i wybór numeru. Zarejestruj się na stronie dostawcy telefonii IP (np. Zadarma). Wybierz i kup wirtualny numer telefonu. Serwisy oferują numery z ponad 70 krajów świata, zarówno stacjonarne, jak i komórkowe.
2. Krok 2: Instalacja softphone'a. Pobierz ze strony dostawcy aplikację desktopową (wirtualny telefon lub softphone). Zainstaluj ją na komputerze i zaloguj się, używając swojego loginu i hasła do serwisu telefonii. Po tym będziesz już mógł odbierać połączenia przychodzące на swoim komputerze.
3. Krok 3: Aktywacja API w panelu klienta. Zaloguj się do swojego panelu klienta u dostawcy telefonii. Znajdź sekcję ustawień integracji (w Zadarma to „Ustawienia” → „Wirtualna centrala” → „Integracje z CRM”) i włącz API. System wygeneruje dla Ciebie unikalne klucze.
4. Krok 4: Przekazanie danych do Gincore. Wyślij informacje do integracji (wygenerowane klucze) na adres e-mail działu technicznego Gincore. Specjaliści wsparcia wykonają podłączenie po swojej stronie.
5. Krok 5: Testowanie i zakończenie. Podłączenie zazwyczaj trwa 15–20 minut (w rzadkich przypadkach do 12 godzin). Po otrzymaniu potwierdzenia od wsparcia, wykonaj kilka testowych połączeń na swój wirtualny numer i upewnij się, że są one widoczne w Gincore. Gdy wszystko zacznie działać, dla bezpieczeństwa możesz zmienić hasło w panelu klienta serwisu telefonii.

Przykłady zastosowania

Dla centrum serwisowego

Klient dzwoni, aby dowiedzieć się o statusie naprawy. Operator natychmiast widzi na ekranie jego zamówienie i udziela aktualnych informacji, nie tracąc czasu na szukanie.

Dla działu sprzedaży

Menedżer widzi nieodebrane połączenie w Gincore, oddzwania i tworzy zamówienie. W karcie połączenia zaznacza, że klient przyszedł z reklamy kontekstowej, uzupełniając dane do raportu marketingowego.

Dla produkcji

Dostawca dzwoni, aby wyjaśnić szczegóły dostawy. Połączenie jest rejestrowane, a odpowiedzialny menedżer dodaje w notatkach ważny komentarz, który będzie widoczny dla pracowników magazynu.

Wskazówki i porady

• Używaj kilku numerów. Kup różne numery wirtualne dla różnych kanałów reklamowych (strona internetowa, wizytówki, media społecznościowe). W ten sposób będziesz mógł automatycznie i bezbłędnie śledzić ich skuteczność.
• Skonfiguruj menu głosowe (IVR). Wykorzystaj możliwości swojego dostawcy telefonii, aby skonfigurować powitanie głosowe i kierować połączenia do odpowiednich działów. Zwiększy to profesjonalizm Twojej firmy w oczach klientów.
• Analizuj nieodebrane połączenia. Sekcja połączeń w Gincore wyraźnie pokaże, ile zapytań zostało utraconych. To bezpośredni sygnał do optymalizacji pracy Twoich menedżerów.

FAQ (Najczęściej zadawane pytania)

Podsumowanie

Integracja z telefonią IP to nie tylko wygodna opcja, ale niezbędny krok dla każdej firmy, która dąży do rozwoju. To jedna z kluczowych funkcji Gincore, która przenosi automatyzację centrum serwisowego i zarządzanie sprzedażą na nowy poziom. Zyskujesz pełną kontrolę nad jednym z najważniejszych kanałów komunikacji, przestajesz tracić leady i podejmujesz decyzje oparte na precyzyjnych danych, a nie na domysłach.

Gotowy, by przejąć kontrolę nad wszystkimi połączeniami przychodzącymi? Skonfiguruj integrację z telefonią IP w Gincore już dziś i obserwuj, jak rozwija się Twój biznes.