Як налаштувати IP-телефонію в Gincore за 30 хвилин: повна інструкція з автоматизації дзвінків

Призначення функції: навіщо вашому бізнесу інтеграція з IP-телефонією?

Основна мета інтеграції — перетворити хаотичний потік телефонних звернень на впорядкований і контрольований процес. Замість того, щоб вручну записувати номери та деталі розмови, ваші менеджери отримують готовий інструмент, який робить це за них.

Ця функція необхідна для повної автоматизації сервісного центру або будь-якого іншого клієнтського відділу. Вона усуває ризик людської помилки, гарантує, що жоден лід не буде втрачений, і надає керівництву повний огляд комунікацій з клієнтами.

Можливості та переваги: що ви отримуєте від інтеграції?

Підключення IP-телефонії до Gincore відкриває широкий спектр можливостей, які безпосередньо впливають на ефективність і прибутковість вашої справи:

• Автоматична фіксація всіх дзвінків. Кожен вхідний виклик миттєво реєструється в системі: Gincore зберігає номер телефону, точну дату та час дзвінка, присвоюючи йому унікальний ID.
• Миттєвий доступ до історії клієнта. Якщо телефонує наявний клієнт, система автоматично відкриває його картку. Оператор одразу бачить усю історію звернень, замовлень та попередніх ремонтів, що дозволяє надати персоналізований сервіс.
• Контроль та аналітика. На головній сторінці Gincore відображається загальна кількість дзвінків за день. Ви можете вимірювати ключові показники, наприклад, конверсію дзвінків у замовлення, та оцінювати продуктивність роботи менеджерів.
• Оцінка ефективності реклами. При надходженні дзвінка оператор може вказати рекламний канал, з якого прийшов клієнт. Це дозволяє точно визначити, які маркетингові вкладення приносять реальні звернення, а які — ні.
• Єдина база для спільної роботи. Вся інформація по дзвінку, включно з нотатками оператора, доступна всім колегам. Це забезпечує злагоджену роботу команди та спадкоємність у спілкуванні з клієнтами.

Покрокова інструкція Gincore: налаштування IP-телефонії за 5 кроків

Процес інтеграції простий і не вимагає глибоких технічних знань. На прикладі популярного сервісу Zadarma.com, ось як ви можете самостійно виконати налаштування:

1. Крок 1: Реєстрація та вибір номера. Зареєструйтеся на сайті провайдера IP-телефонії (наприклад, Zadarma). Виберіть і придбайте віртуальний номер телефону. Сервіси пропонують номери з понад 70 країн світу, як стаціонарні, так і мобільні.
2. Крок 2: Встановлення софтфона. Завантажте з сайту провайдера десктопний додаток (віртуальний телефон або софтфон). Встановіть його на комп'ютер і увійдіть, використовуючи свій логін і пароль від сервісу телефонії. Після цього ви вже зможете приймати вхідні дзвінки на свій комп'ютер.
3. Крок 3: Активація API в особистому кабінеті. Зайдіть в особистий кабінет вашого провайдера телефонії. Знайдіть розділ налаштувань інтеграції (у Zadarma це «Налаштування» → «АТС» → «Інтеграція з CRM») та увімкніть API. Система згенерує для вас унікальні ключі.
4. Крок 4: Передача даних у Gincore. Надішліть інформацію для інтеграції (згенеровані ключі) на пошту технічного відділу Gincore. Фахівці підтримки виконають підключення зі свого боку.
5. Крок 5: Тестування та завершення. Підключення зазвичай займає 15–20 хвилин (у рідкісних випадках до 12 годин). Після отримання підтвердження від підтримки здійсніть кілька тестових дзвінків на ваш віртуальний номер і переконайтеся, що вони відображаються в Gincore. Щойно все запрацює, ви можете для безпеки змінити пароль в особистому кабінеті сервісу телефонії.

Приклади застосування

Для сервісного центру

Клієнт телефонує, щоб дізнатися статус ремонту. Оператор миттєво бачить на екрані його замовлення та надає актуальну інформацію, не витрачаючи час на пошуки.

Для відділу продажів

Менеджер бачить пропущений дзвінок у Gincore, передзвонює та оформлює замовлення. У картці дзвінка він вказує, що клієнт прийшов з контекстної реклами, поповнюючи дані для маркетингового звіту.

Для виробництва

Постачальник телефонує для уточнення деталей поставки. Дзвінок фіксується, а відповідальний менеджер додає в нотатки важливий коментар, який буде видно співробітникам складу.

Поради та лайфхаки

• Використовуйте кілька номерів. Придбайте різні віртуальні номери для різних рекламних каналів (сайт, візитки, соцмережі). Так ви зможете автоматично та безпомилково відстежувати їхню ефективність.
• Налаштуйте голосове меню (IVR). Використовуйте можливості вашого провайдера телефонії, щоб налаштувати голосове привітання та розподіляти дзвінки по потрібних відділах. Це підвищить професіоналізм вашої компанії в очах клієнтів.
• Аналізуйте пропущені дзвінки. Розділ дзвінків у Gincore наочно покаже, скільки звернень було втрачено. Це прямий сигнал до оптимізації роботи ваших менеджерів.

FAQ (Часті запитання)

Висновок

Інтеграція з IP-телефонією — це не просто зручна опція, а необхідний крок для будь-якої компанії, що прагне зростання. Це одна з ключових функцій Gincore, яка виводить автоматизацію сервісного центру та управління продажами на новий рівень. Ви отримуєте повний контроль над одним із найважливіших каналів комунікації, перестаєте втрачати ліди та приймаєте рішення, засновані на точних даних, а не на здогадках.

Готові взяти під контроль усі вхідні дзвінки? Налаштуйте інтеграцію з IP-телефонією в Gincore вже сьогодні та спостерігайте за зростанням вашого бізнесу.