Cómo configurar la telefonía IP en Gincore en 30 minutos: guía completa para la automatización de llamadas

Propósito de la función: ¿por qué su negocio necesita la integración con telefonía IP?

El objetivo principal de la integración es transformar el flujo caótico de llamadas telefónicas en un proceso ordenado y controlado. En lugar de anotar manualmente los números y los detalles de la conversación, sus gerentes obtienen una herramienta lista para usar que lo hace por ellos.

Esta función es esencial para la automatización completa de un centro de servicio o cualquier otro departamento de atención al cliente. Elimina el riesgo de error humano, garantiza que no se pierda ningún cliente potencial y proporciona a la dirección una visión completa de las comunicaciones con los clientes.

Capacidades y ventajas: ¿qué obtiene con la integración?

Conectar la telefonía IP a Gincore abre un amplio abanico de posibilidades que impactan directamente en la eficiencia y rentabilidad de su negocio:

• Registro automático de todas las llamadas. Cada llamada entrante se registra instantáneamente en el sistema: Gincore guarda el número de teléfono, la fecha y hora exactas de la llamada, y le asigna un ID único.
• Acceso instantáneo al historial del cliente. Si llama un cliente existente, el sistema abre automáticamente su ficha. El operador ve de inmediato todo el historial de consultas, pedidos y reparaciones anteriores, lo que permite ofrecer un servicio personalizado.
• Control y análisis. La página principal de Gincore muestra el número total de llamadas del día. Puede medir indicadores clave, como la tasa de conversión de llamadas a pedidos, y evaluar la productividad de sus gerentes.
• Evaluación de la eficacia de la publicidad. Al recibir una llamada, el operador puede indicar el canal publicitario del que proviene el cliente. Esto permite determinar con precisión qué inversiones de marketing generan consultas reales y cuáles no.
• Base de datos unificada para el trabajo en equipo. Toda la información de la llamada, incluidas las notas del operador, está disponible para todos los colegas. Esto garantiza un trabajo en equipo coordinado y continuidad en la comunicación con los clientes.

Guía paso a paso de Gincore: cómo configurar la telefonía IP en 5 pasos

El proceso de integración es sencillo y no requiere conocimientos técnicos profundos. Tomando como ejemplo el popular servicio Zadarma.com, así es como puede realizar la configuración usted mismo:

1. Paso 1: Registro y elección de un número. Regístrese en el sitio web del proveedor de telefonía IP (por ejemplo, Zadarma). Seleccione y adquiera un número de teléfono virtual. Los servicios ofrecen números de más de 70 países, tanto fijos como móviles.
2. Paso 2: Instalación de un softphone. Descargue la aplicación de escritorio (teléfono virtual o softphone) del sitio web del proveedor. Instálela en su ordenador e inicie sesión con su usuario y contraseña del servicio de telefonía. Después de esto, ya podrá recibir llamadas entrantes en su ordenador.
3. Paso 3: Activación de la API en su cuenta personal. Acceda a su cuenta personal en el sitio de su proveedor de telefonía. Busque la sección de configuración de integraciones (en Zadarma es «Ajustes» → «Centralita Virtual» → «Integración con CRM») y active la API. El sistema le generará claves únicas.
4. Paso 4: Transferencia de datos a Gincore. Envíe la información para la integración (las claves generadas) al correo electrónico del departamento técnico de Gincore. Los especialistas de soporte se encargarán de la conexión por su parte.
5. Paso 5: Pruebas y finalización. La conexión suele tardar entre 15 y 20 minutos (en raras ocasiones, hasta 12 horas). Tras recibir la confirmación del soporte, realice algunas llamadas de prueba a su número virtual y asegúrese de que aparecen en Gincore. Una vez que todo funcione, puede cambiar la contraseña en su cuenta del servicio de telefonía por seguridad.

Casos de uso

Para un centro de servicio

Un cliente llama para conocer el estado de su reparación. El operador ve instantáneamente su pedido en la pantalla y le proporciona información actualizada sin perder tiempo en búsquedas.

Para un departamento de ventas

Un gerente ve una llamada perdida en Gincore, devuelve la llamada y crea un pedido. En la ficha de la llamada, anota que el cliente llegó a través de publicidad de pago, enriqueciendo los datos para el informe de marketing.

Para una planta de producción

Un proveedor llama para aclarar detalles de una entrega. La llamada se registra y el gerente responsable añade un comentario importante en las notas, que será visible para el personal del almacén.

Consejos y trucos

• Use varios números. Adquiera diferentes números virtuales para distintos canales publicitarios (sitio web, tarjetas de visita, redes sociales). Así podrá rastrear su eficacia de forma automática y sin errores.
• Configure un menú de voz (IVR). Utilice las capacidades de su proveedor de telefonía para configurar un saludo de voz y distribuir las llamadas a los departamentos correspondientes. Esto aumentará el profesionalismo de su empresa ante los clientes.
• Analice las llamadas perdidas. La sección de llamadas en Gincore muestra claramente cuántas consultas se han perdido. Esta es una señal directa para optimizar el trabajo de sus gerentes.

FAQ (Preguntas frecuentes)

Conclusión

La integración con la telefonía IP no es solo una opción conveniente, sino un paso necesario para cualquier empresa que aspire a crecer. Es una de las funciones clave de Gincore que lleva la automatización de los centros de servicio y la gestión de ventas a un nuevo nivel. Obtiene el control total sobre uno de los canales de comunicación más importantes, deja de perder clientes potenciales y toma decisiones basadas en datos precisos, no en suposiciones.

¿Está listo para tomar el control de todas las llamadas entrantes? Configure la integración con telefonía IP en Gincore hoy mismo y observe cómo crece su negocio.