Steve Jobs mówił, że proste jest trudniejsze niż skomplikowane. Uważał, że należy dużo pracować nad swoim myśleniem, aby stało się ono czyste, jasne i proste. Pracując nad sobą, ucząc się zarządzać swoim myśleniem, osiągniesz sukces jako menedżer w firmie dowolnego rozmiaru. W tym artykule omówimy pięć zasad doskonałego zarządzania.

Zasada 1: Funkcje zarządzania

Zazwyczaj menedżerowie są postrzegani jako liderzy działu, projektu, firmy, ale to nie do końca dokładne określenie ich roli. W rzeczywistości zadania zarządzania obejmują pięć głównych funkcji:

• planowanie;
• organizacja;
• rekrutacja i budowanie zespołu;
• zarządzanie obowiązkami;
• kontrola wszystkich dziedzin i etapów pracy.

Na podstawie tych funkcji definiowane są obowiązki menedżerów. Należy wykorzystać najlepsze teorie i praktyki, wprowadzać innowacyjne podejścia i metody, aby stać się skutecznym liderem. Rozumiejąc swoje funkcje, specjalista będzie mógł skupić się na swojej pracy i przynieść pozytywne rezultaty swojej firmie. Teraz przyjrzyjmy się bliżej tym funkcjom i jak można poprawić pracę menedżera:

• Planowanie. Podczas planowania twórz strategie, określaj niezbędne działania, podejmuj decyzje, dobieraj zasoby, które pomogą Ci maksymalnie osiągnąć cele.
• Organizacja. Prawidłowa organizacja procesu pracy pozwoli Tobie i Twoim podwładnym skutecznie osiągnąć cele zawodowe.
• Kierowanie. Ta funkcja pomoże Ci zdefiniować, jak aktywizować pracowników, motywować, inspirować do skutecznej pracy. Wykorzystaj do tego swoje wpływy, przekonania i efektywne umiejętności komunikacyjne.
• Personel. W ramach tej funkcji musisz znaleźć najlepszych specjalistów do pracy w zespole. Ważne jest, aby wybrać nie tylko wykwalifikowanych pracowników, ale także takich, którzy będą dobrze współpracować między sobą.
• Kontrola. Ta funkcja pozwoli ocenić, jak dobrze radzisz sobie ze swoją pracą. Możesz ocenić, jak dobrze osiągnięte są cele firmy, czy wzrosła wydajność, czy wskaźniki są zgodne z tymi, które pierwotnie zostały zaplanowane. Ustanów standardy, które pomogą Ci przeprowadzać analizy, badać procesy biznesowe, porównywać i podejmować decyzje.

Zasada 2: Rodzaje i role menedżerów

W każdej firmie istnieje struktura organizacyjna. Jest to ważne dla sukcesu rozwoju biznesu. Bez względu na branżę i cechy przedsiębiorstwa, w organizacji zarządzanie składa się z ekspertów z pierwszej, średniej i najwyższej linii. Tak, najwyższe kierownictwo składa się z dyrektora generalnego i rady dyrektorów. Aby zrozumieć, jak działa struktura zarządzania i jak wygląda, można sobie ją wyobrazić w formie piramidy: im bliżej Twojego stanowiska szczytu piramidy, tym mniej nad Tobą jest menedżerów.

Każda rola kierownicza ma swoje obowiązki i zadania. Według Jonesa i George'a, rola zarządcza to zbiór konkretnych zadań, które menedżer wykonuje zgodnie ze swoim stanowiskiem. Rozwijać umiejętności niezbędne do pracy w strukturze zarządzania można poprzez naukę w dziedzinie zarządzania organizacją.

W modelu struktury zarządzania wszyscy specjaliści odgrywają istotną rolę. Badacz w dziedzinie zarządzania, Henry Mintzberg, badał zadania, role i obowiązki menedżerów. W rezultacie skrócił zadania kierowników i wyodrębnił 10 ról (ICPM). Jego model zarządzania składa się z ekspertów w 3 typach:

• decyzyjne;
• międzyludzkie;
• informacyjne.

Kiedy menedżerom potrzeba podjąć decyzje dotyczące procesu pracy, mogą działać przedsiębiorczo. W takim przypadku ekspert musi odpowiednio alokować zasoby i ustalać zadania zarówno dla działów, jak i dla konkretnych pracowników. Grając rolę międzyludzką, kierownicy muszą wykazać się jako liderzy i skutecznie prowadzić jakiekolwiek negocjacje. W roli informacyjnej menedżerowie kontrolują wszystkie procesy pracy, dzielą się informacjami i właściwie motywują swój zespół.

Zasada 3: Skuteczne zarządzanie zasobami organizacyjnymi

Realizując strategiczny plan firmy, ważne jest właściwe rozdysponowanie zasobów organizacyjnych. Jak twierdzi wicedziekan Szkoły Biznesu i Technologii Forbes - Dr. Ray Powers, najważniejsze jest właściwe zarządzanie zasobami. Wyjaśnia to w ten sposób: "Definiuję te rodzaje zasobów: ludzie, pieniądze, czas i aktywa. Najważniejsze dla projektu jest mieć cel, ustalić daty jego rozpoczęcia i zakończenia. To ważne w każdej dziedzinie, w której pracujesz".

Menedżerowie zajmują się planowaniem budżetu, określają kolejność wykonywania zadań oraz jakie zasoby należy użyć do tego celu. Do realizacji planu strategicznego potrzebne są konkretne cele i określenie zasobów, a także rozstrzygnięcie, co jest ważne, a co drugorzędne.

Zasada 4: Wykorzystanie inteligencji emocjonalnej do wydobycia potencjału podwładnych

Udani menedżerowie dobrze rozumieją kontekst sytuacji przywódczych. Tacy specjaliści są kompetentni w zakresie pojęcia inteligencji emocjonalnej (EQ) pracowników. Mierzy się ją czterema zasadami:

• wysoka samoświadomość;
• świadomość społeczna;
• samoregulacja;
• dobre umiejętności społeczne.

Wszystkie te składniki są istotne dla komunikacji w zespole. Prowadzą one do wysokiej skuteczności zarządzania, dlatego zrozumienie inteligencji emocjonalnej jest niezbędne do skutecznego działania jako lider.

Jednym z najważniejszych zadań menedżera jest znalezienie sposobu na wykorzystanie umiejętności i talentów podwładnych oraz zwiększenie ich wydajności. To podejście nie zakłada podstępu i manipulacji. Chodzi tu o maksymalne wydobycie potencjału pracowników. W tym kontekście ważne jest zgłębianie teorii, stosowanie różnych podejść i indywidualna praca z każdym pracownikiem, dlatego wszystko to razem stanowi syntezę nauki i sztuki zarządzania personelem.

Przewodniczący programu w Szkole Biznesu i Technologii Forbes - Dr. Diane Hamilton uznaje znaczenie EQ. Na przykład opowiadał o kandydacie na stanowisko w senacie wydziału z wysokim poziomem inteligencji emocjonalnej tak: "Wykazuje on wysoki poziom EQ i jest specjalistą, którego chcielibyśmy widzieć w służbach specjalnych".

Zasada 5: Dogłębna znajomość swojego fachu

Jednym z ważnych aksjomatów zarządzania jest to, że wysoko wykwalifikowany specjalista powinien doskonale zarządzać każdym biznesem. Jednak to stwierdzenie jest prawdziwe tylko połowicznie. Ogólnie większość menedżerów to specjaliści uniwersalni. Wiele udanych liderów rozpoczynało swoją karierę nie od stanowisk kierowniczych, ale od poziomu zwykłych specjalistów. Najlepsi menedżerowie w swoich firmach powinni wnosić nie tylko ogromne doświadczenie i wiedzę biznesową, ale także znajomość zasad skutecznego zarządzania.

Aby właściwie zbudować strukturę zarządzania, kandydaci na stanowiska kierownicze powinni najpierw doskonale opanować swoją niszę biznesową. Pracując w zespole, rozpoczynając od mniejszych stanowisk, specjalista lepiej rozumie specyfikę firmy, identyfikuje problemy i będzie mógł lepiej zrozumieć, jak w przyszłości ulepszyć model pracy. Aby stać się specjalistą uniwersalnym, należy zgłębić sytuację od środka. W przyszłości menedżerowie, którzy wyrosnąli z zwykłych specjalistów, będą w stanie określić potencjał, właściwie wykorzystać korzyści, zwiększyć wydajność, wskaźniki i skutecznie promować biznes.

Jak działa doskonałe zarządzanie

Aby stać się udanym menedżerem, musisz odpowiadać wizji, misji, strategiom, przywództwu, systemom, strukturze i kulturze Twojej firmy. Musisz być sprawiedliwym wobec swoich podwładnych, przestrzegać norm i zasad etycznych, opierając się na wartościach i kulturze Twojej organizacji. Twórz możliwości dla swojego zespołu i klientów. Bądź skutecznym menedżerem, aby zbudować solidne, zaufane relacje w zespole i podnieść wskaźniki Twojej firmy.

Dla menedżerów bardzo ważne jest odpowiednie wybieranie narzędzi pracy. Możesz skorzystać z chmury obliczeniowej Gincore. Pozwala ona nie tylko śledzić procesy biznesowe, ale także przypisywać zadania podwładnym, kontrolować zamówienia, poprawiać efektywność pracy. Ten program oszczędzi Twój czas i pomoże osiągnąć najlepsze wyniki Twojej firmy.

Wypróbuj Gincore za darmo