W teoriach zarządzania czasem istotne znaczenie ma prawo Pareto. Pozwala ono właściwie gospodarować zasobami, osiągając wysokie rezultaty w krótszym czasie. Możesz zastosować to prawo zarówno w biznesie, jak i w życiu codziennym. Korzystając z tego zasady, możesz skutecznie rozwiązywać wiele problemów i osiągnąć sukces.

Pojęcie prawa Pareto

Prawo Pareto mówi o tym, że 20% wysiłku przynosi 80% sukcesu, a 80% zasobów generuje pozostałe 20% wyników.

To prawo zostało odkryte ponad 100 lat temu przez Vilfreda Pareto, który zajmował się ekonomią i socjologią. Żył i pracował we Włoszech. Jego teoria opierała się na badaniu plonów grochu strąkowego oraz finansowej sytuacji ludności. Stwierdził, że 20% grochu stanowi 80% plonów, a większość kapitału (80%) należy tylko do 20% ludności. To proporcje zasobów i wyników były również obserwowane w innych dziedzinach gospodarki.

Przekształcenie teorii Pareto w prawo przypisuje się amerykańskiemu specjaliście - Josephowi Juranowi. Specjalizował się w zarządzaniu jakością w przemyśle. Kiedy dostał w swoje ręce prace włoskiego naukowca, dodał do nich swoje przemyślenia, co doprowadziło do sformułowania prawa i nazwania go imieniem Pareto.

Dzięki prawu Pareto, Juran znacząco zmniejszył wady w produkcji, stosując zasadę "80 na 20". Oprócz niego zainteresowany przegrupowaniem zasobów był Richard Koch. Po zgłębieniu tej teorii opublikował kilka książek, które odniosły ogromny sukces.

Ogólnie rzecz biorąc, rozdział zasobów nie zawsze zachodzi w proporcji 80:20. Czasami wskaźniki mogą się różnić, ale ogólna zasada pozostaje taka sama. Aby zwiększyć wydajność pracy lub rozwiązywać codzienne problemy, ważne jest zrozumienie, które zasoby pozwolą osiągnąć największe sukcesy. Następnie należy skupić się na tych zadaniach.

Jak realizować zasadę rozdziału zasobów

Warto zauważyć, że prawo Pareto dotyczy nie tylko biznesu. Można je stosować nawet w życiu codziennym do drobnych zadań. Pomoże to uporządkować Twoje sprawy i właściwie ustawić priorytety. Główne założenia zasady "80/20":

• aby osiągnąć większą część wyniku, ważniejsza jest mniejsza część zasobów;
• większość wysiłku przynosi niewielki sukces;
• to, co początkowo wydaje się logiczne, może być zupełnie nieskuteczne;
• niepowodzenia wynikają z kilku niekorzystnych czynników;
• 80% sukcesów osiąga się dzięki 20% działań.

Jeśli się zastanowisz i przyjrzysz się różnym dziedzinom, możliwe jest znalezienie potwierdzenia działania prawa Pareto w wielu obszarach:

• w czołowych krajach świata większość kapitału należy do najmniejszej liczby ludzi;
• 20% klientów generuje 80% dochodów firmy;
• główna część sprzedaży odbywa się za pomocą 20% produktów;
• ok. 20% pracującej populacji utrzymuje większość emerytów;
• w dziedzinie inwestycji w papierach wartościowych 90% zysków generuje się za pomocą mniej niż 20% transakcji;
• główna część wypadków samochodowych przypada na 20% kierowców;
• postęp techniczny jest zapewniany przez niewielką liczbę wynalazków (np. wynalezienie koła i dźwigni, wynalezienie silnika spalinowego i uzyskanie energii elektrycznej, wynalezienie komputerów i internetu, bez których teraz nie można sobie wyobrazić naszego życia).

W rezultacie prawo Pareto doskonale nadaje się do zastosowania w pracy, rozwoju osobistym, relacjach, codziennych zadaniach. Następnie omówimy, w jaki sposób ta zasada może poprawić Twoje życie.

Zastosowanie prawa Pareto w biznesie

Wiele badań potwierdziło, że większość zysków przedsiębiorstwo osiąga dzięki niewielkiej części produktów. Aby zrozumieć, które produkty są najbardziej poszukiwane i mogą zapewnić wzrost finansowy firmy, należy zbadać asortyment, popyt konsumentów i dane sprzedażowe wszystkich produktów. Na podstawie tego badania możesz określić 10-30% najbardziej poszukiwanych produktów, skupiając się później na ich doskonaleniu i produkcji. Niemniej jednak nie należy zapominać o mniej popularnych pozycjach, są one również potrzebne w Twoim asortymencie. Jeśli sprzedają się, powinny pozostać w Twoim katalogu. Możesz wycofać z rynku tylko te towary, które są najmniej rentowne, aby zaoszczędzić zasoby i przekierować je na produkcję popularnych produktów.

Zasada "80/20" dotyczy nie tylko asortymentu produktów. Większość zysków firmy zapewnia 20% stałych klientów. Aktywnym klientom, z którymi już się zaznajomiłeś i z którymi współpracowałeś, znacznie łatwiej jest coś sprzedać. Aby to osiągnąć, buduj relacje ze swoją docelową grupą odbiorców i zwiększaj lojalność.

Na przykład, jeśli masz stałych klientów, którzy dokonują dużych zakupów lub regularnie nabywają produkty, zainwestuj więcej zasobów w ich utrzymanie niż w pozyskiwanie nowych klientów. W tym pomogą Ci proste narzędzia takie jak:

• wysyłka e-maili;
• wsparcie w komunikatorach internetowych;
• program lojalnościowy.

Możesz wybrać różne kanały komunikacji i narzędzia marketingowe do budowania relacji z klientami, w zależności od branży Twojego biznesu, Twoich celów i profilu klienta.

Zasada "80/20" w pracy z podwładnymi

Praca charakteryzuje się różną wydajnością każdego pracownika. Część zespołu wykonuje swoje zadania odpowiedzialnie, jakościowo, wkładając maksimum wysiłku, podczas gdy inna część jedynie przebywa na przedsiębiorstwie, tworząc pozory pracy. Aby odpowiednio rozdzielić zasoby, zbadaj wskaźniki KPI każdego podwładnego. Porozmawiaj także z kierownikami działów, menedżerami, obserwując pracę wszystkich podwładnych.

Dla wszystkich pracowników wymagane są różne warunki pracy. Jeśli niektórzy mogą wykonywać zadania ponad normę, poświęcając się więcej niż potrzeba, to dla innych taki podejście prowadzi do wypalenia zawodowego, stresu, obniżenia produktywności. Ogólnie rzecz biorąc, każdy pracownik powinien wykonywać 80% zadań, aby ogólny wynik był wysoki.

Aby poprawić jakość pracy zespołu, skorzystaj z kilku zaleceń:

• wdrożenie systemu motywacyjnego dla podwładnych;
• wypłacanie premii za osiągnięcie określonych rezultatów;
• wprowadzanie dodatkowych środków nagradzania;
• zastosowanie zarządzania czasem;
• karanie za poważne naruszenia i przekroczenie terminów;
• zwolnienie nieuczciwych pracowników, którzy szkodzą twojej firmie.

Zastosowanie prawa Pareto w reklamie

Większość reklam nie przynosi korzyści biznesowi. Aby kampania reklamowa była skuteczna, należy zbierać informacje o docelowej grupie odbiorców i analizować statystyki. Na przykład, jeśli według danych w kilku regionach nie ma zainteresowania twoim produktem, lepiej zrezygnować z uruchamiania reklamy w tych obszarach. Oszczędzone środki lepiej zainwestować w promocję towarów/usług w regionach, gdzie istnieje na nie popyt.

Grupa docelowa jest aktywna o różnych porach dnia. Zbadaj działania użytkowników i określ najlepsze godziny, kiedy ludzie mogą najbardziej skoncentrować się na twojej reklamie. Wtedy możesz uruchomić kampanię i dotrzeć do większości swojej grupy docelowej.

Badaj różne kanały reklamowe. Możesz znaleźć swoją grupę docelową na takich platformach:

• Instagram;
• Facebook;
• YouTube;
• LinkedIn;
• TikTok;
• strona internetowa.

Jeśli jednocześnie promujesz wszystkie te platformy, nieracjonalnie wykorzystujesz swoje zasoby. W jednych mediach społecznościowych może być wielu potencjalnych klientów, podczas gdy w innych prawie ich nie ma. W takim podejściu poświęcasz wiele wysiłku, a wyniki są niewielkie. W tym przypadku skup się na tych kanałach i platformach, na których znajduje się większość twojej grupy docelowej. Wtedy twój budżet na reklamę zwróci się i przyniesie lepsze rezultaty.

Warto pamiętać, że promocja w mediach społecznościowych nie odbywa się tak szybko, jak się tego oczekuje. Ważne jest regularne tworzenie treści, zaskakiwanie subskrybentów, angażowanie ich, utrzymanie ciągłego zainteresowania. Aby zwiększyć zyski, właściwie określ priorytety i poświęć uwagę kanałom, które przyniosą ci najwięcej dochodu.

Do promocji stron internetowych i mediów społecznościowych możesz użyć następujących narzędzi:

• reklama kontekstowa;
• współpraca z liderami opinii;
• optymalizacja SEO;
• reklama ukierunkowana.

Zanalizuj skuteczność tych narzędzi, aby zrozumieć, które przynosi ci najwięcej korzyści, klientów i sprzedaży. Inwestuj pieniądze w skuteczne metody promocji.

Korzyści z zastosowania zasady "80 na 20" w planowaniu budżetu osobistego

Zanalizuj swoje dochody i wydatki za bieżący rok. W większości przypadków w tym raporcie znajdziesz wiele zbędnych wydatków. Mogą to być emocjonalne i niezaplanowane zakupy. Na przykład, kupiłeś nowy model smartfona, ulegając reklamie, chociaż twój stary telefon nadal działa dobrze. Wiele osób wydaje także część wynagrodzenia na smaczną, ale szkodliwą żywność i alkohol, omijając półki z zdrowymi produktami w sklepie spożywczym.

Jeśli przeanalizujesz swój budżet, ograniczysz spontaniczne zakupy, zastąpisz niektóre pozycje bardziej opłacalnymi, korzystniejszymi, będziesz mógł zaoszczędzić więcej pieniędzy i poprawić jakość swojego życia. Wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy, że większość dokonywanych zakupów nie jest nam bardzo potrzebna.

Analizuj swoje wydatki, korzystając z prawa Pareto. W tym celu sporządź ogólną listę wydatków, określ kluczowe pozycje, podkreśl te, które można wyeliminować lub znacznie ograniczyć. Kiedy masz wolne środki, odkładaj je na inwestycje i duże zakupy. Oczywiście czasami chcesz sprawić sobie przyjemność, zrobić coś miłego dla siebie, ale spontaniczne wydatki nie powinny stać się nawykiem. Na te małe wydatki powinna być przeznaczona niewielka suma pieniędzy, ale nie powinieneś przekraczać tego limitu.

Zastosowanie prawa Pareto w planowaniu czasu

Problemy z zarządzaniem czasem występują zarówno u pracowników biurowych, jak i tych pracujących zdalnie. Czasami pracownicy zostają rozproszeni przez osobiste sprawy, a czasami w firmach istnieje wewnętrzna biurokracja.

Dla zwiększenia efektywności pracy przeznacz 20% na ważne zadania i poświęć wysiłki na ich wykonanie. Rozpocznij pracę najlepiej od trudnych zadań. Pozostały czas poświęć na zadania drugorzędne.

Tę samą zasadę można stosować również przy planowaniu czasu osobistego. Ważne jest określenie, w którym czasie dnia masz największą produktywność: niektórym ludziom najlepiej pracuje się rano, innym – w ciągu dnia, a jeszcze innym – wieczorem i nawet w nocy. Większość zadań wykonuj w godzinach największej aktywności. Wtedy będziesz w stanie skutecznie wykonywać swoje zadania, ustalając najbardziej wygodny dla siebie harmonogram pracy i odpoczynku.

Zasada "80/20" w samorozwoju

Niektórzy ludzie podejmują się kilku działań jednocześnie, ale nie odnoszą sukcesu w żadnym z nich. Jeśli znajdujesz się w takiej sytuacji, skoncentruj swoje wysiłki tylko na 2-3 obszarach, które pozwolą ci osiągnąć dobre rezultaty. Skupiając się tylko na jednym obszarze rozwoju, twoje osiągnięcia będą jeszcze większe. Przy wyborze dziedziny działalności przeanalizuj swoje zdolności, zalety i wady.

Na przykład, jeśli istnieją zadania, z którymi sobie nie radzisz najlepiej i istnieje możliwość ich delegowania profesjonaliście, powierz im tę pracę. Zwolnione w ten sposób czas możesz wykorzystać na swój rozwój.

Wybierając nowy kurs edukacyjny, zapoznaj się z nim, porównaj go z innymi produktami, przeczytaj opinie absolwentów, przejrzyj program. Na niektórych platformach są dostępne lekcje wstępne i tryb testowy. Skorzystaj z tej możliwości, aby sprawdzić, czy kurs jest dla ciebie odpowiedni, czy podoba ci się materiał, sposób jego przedstawienia, oraz czy będziesz w stanie wykonywać zadania zgodnie z programem. Pozwoli ci to zaoszczędzić pieniądze i czas poświęcony na naukę. Przecież nie będziesz w stanie przeczytać wszystkich książek i przejść wszystkich szkoleń związanych z rozwojem.

Wady zasady Pareto

Zasada Pareto pomaga zwiększyć wydajność biznesu, podnosi produktywność, umożliwia właściwe wykorzystanie czasu i ustalanie priorytetów. Jednak nie jest uniwersalna. Trzeba analizować swoją dziedzinę działalności i rozumieć, jak właściwie wdrożyć zasadę "80/20".

Niektórzy ludzie źle interpretują zasadę alokacji zasobów. Na przykład, jeśli 20% produktów przynosi zyski, nie oznacza to, że 80% produkcji jest zbędna. Przynajmniej ta część produktów urozmaica twoją ofertę i pozwala klientom dokonywać wyboru. Nie zawsze kupują produkty z tej 20%. Ogólnie rzecz biorąc, 80% produktów pomaga sprzedawać 20% najbardziej pożądanych towarów.

Zasadę Pareto trudno stosować w dziedzinach, w których trudno określić, jakie dokładnie wysiłki są potrzebne do osiągnięcia celów. Na przykład, w medycynie trzeba włożyć jak najwięcej wysiłku, aby ratować życie i zdrowie ludzi.

Główną wadą zasady "80 na 20" jest to, że nie może ona zapewnić równowagi na dłuższą metę. Na przykład, jeśli usuniesz z oferty wszystkie niepotrzebne na pierwszy rzut oka produkty, spadnie popyt na niektóre popularne pozycje. Wyeliminowanie 80% niepotrzebnych produktów i pozostawienie tylko 20%, aby osiągnąć 100% sukcesu w sprzedaży, jest niemożliwe. Wynika to z faktu, że ograniczając asortyment, ograniczasz wybór dla klientów.

Aby odnieść sukces, skoncentruj 80% uwagi na efektywnych obszarach i najbardziej poszukiwanych produktach (20%), jednocześnie poświęcając trochę czasu na mniej popularne produkty. Pomogą one zwiększyć sprzedaż popularnych produktów.

Korzyści z zasady "80/20"

Zasada Pareto pokazuje zależność twojego sukcesu w każdej dziedzinie od wkładanych wysiłków i właściwie ustalonych priorytetów. Zastosowanie tej zasady jest ważne zarówno w pracy, jak i w życiu codziennym, oraz w nauce.

Jeśli chcesz zrozumieć, jakie produkty i usługi przynoszą ci większość zysków, chcesz zbadać KPI pracowników i przydzielać im zadania, które przyniosą najlepsze wyniki, skorzystaj z programu CRM - Gincore. Ten oprogramowanie pomoże ci zautomatyzować pracę, prowadzić księgowość, kontrolować finanse, analizować reklamę. Ponadto Gincore integruje się z wieloma narzędziami, takimi jak Google Analytics, telefonia IP, Telegram, wysyłka wiadomości SMS i e-mail. Kliknij "Wypróbuj za darmo", zarejestruj się na stronie i zwiększ zyski swojej firmy już wkrótce.

Wypróbuj Gincore za darmo