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Gérer une entreprise qui combine services et commerce n'est pas une tâche facile. Les propriétaires de centres de services élargissent souvent leurs activités en ouvrant des magasins de détail, tandis que les propriétaires de boutiques d'électronique en ligne font le contraire en lançant leurs propres ateliers. Le principal problème devient la double comptabilité : les réparations sont gérées dans un système, et les ventes dans un autre. Cela entraîne une confusion dans les stocks, des erreurs financières et une perte de temps.
La fonctionnalité Ventes + Boutique en ligne de Gincore est conçue pour résoudre ce problème. C'est un outil puissant qui regroupe la gestion des ordres de réparation, le commerce physique et la boutique en ligne dans un seul espace de travail. Vous obtenez un contrôle total sur tous les processus, augmentez l'efficacité et éliminez la double comptabilité une fois pour toutes.
À qui s'adresse cette fonctionnalité ?
Ce module est idéal pour les entreprises qui combinent plusieurs activités :
- Les centres de services qui vendent également des pièces détachées, des accessoires ou du matériel neuf.
- Les boutiques en ligne qui ont lancé leur propre service de réparation et de maintenance.
- Les magasins de détail souhaitant automatiser leurs ventes et leur gestion des stocks.
- Les entreprises qui font du commerce de gros et de détail et qui ont besoin d'un système flexible de gestion des commandes.
L'objectif principal est de fournir une plateforme unique pour gérer tous les types de commandes, qu'il s'agisse d'une réparation rapide, d'une vente en magasin ou d'une livraison depuis une boutique en ligne.
Fonctionnalités et avantages : qu'obtenez-vous ?
L'utilisation du module de ventes dans Gincore offre de vastes possibilités pour automatiser votre centre de services et vos opérations commerciales.
- Un système de gestion unique. Oubliez la nécessité de basculer entre différents programmes. Toutes les données sur les ventes, les réparations, les clients et les produits sont stockées au même endroit, ce qui élimine les erreurs et fait gagner du temps.
- Deux modes de création de commande. Le système s'adapte avec souplesse à vos tâches :
- Vente rapide. Idéal pour les points de vente physiques et les ventes en magasin. Permet de conclure une transaction en quelques secondes, simplement en scannant le code-barres du produit, sans saisir de données client superflues.
- Boutique en ligne. La méthode classique pour traiter les commandes en ligne avec des informations complètes : nom complet du client, téléphone, e-mail, mode de livraison et de paiement.
- Gestion intelligente des commandes. Vous pouvez suivre chaque étape de la transaction à l'aide de statuts personnalisables : « Nouvelle commande », « En stock », « En cours de livraison », « Livré au client », etc. Cela assure la transparence et le contrôle sur l'ensemble du processus.
- Automatisation des stocks. Lorsqu'un produit est vendu, il est automatiquement déduit du stock. Si l'article requis n'est pas en stock, le système peut créer automatiquement une demande d'achat auprès du fournisseur. Cela aide à maintenir des niveaux de stock précis et à éviter les ruptures.
- Modification de prix en masse. L'une des fonctionnalités les plus utiles de Gincore est la possibilité d'exporter des produits vers Excel, de modifier rapidement les prix (par exemple, fixer une marge en % du coût d'achat) et de réimporter le fichier dans le système. Cela permet de réévaluer des milliers d'articles en quelques minutes.
- Intégration avec la téléphonie. Lors d'un appel d'un client, le système peut automatiquement récupérer ses informations si elles sont déjà dans la base de données, ce qui accélère le traitement des commandes.
- Génération de documents. Directement depuis la fiche de commande, vous pouvez imprimer un reçu, un bon de garantie ou un bon de livraison.
Guide pas à pas de Gincore pour utiliser le module de ventes
L'utilisation de la fonctionnalité est intuitive. Voici comment créer différents types de commandes.
Comment effectuer une vente rapide (hors ligne)
Cette méthode est idéale pour les points de vente au détail où la rapidité du service est cruciale.
- Allez dans la section « Commandes clients » et ouvrez l'onglet « Ventes ».
- Cliquez sur « Créer une commande » et sélectionnez le type « Vente rapide ».
- Scannez le code-barres du produit. Le système le trouvera instantanément dans la base de données et affichera le prix de détail.
- Cliquez sur « Ajouter au panier », puis sur « Vendre ».
- C'est fait ! Le produit est vendu et les informations sur la transaction sont enregistrées dans le système.
Comment traiter une commande d'une boutique en ligne
Ce processus inclut plus de détails et convient au commerce en ligne.
- Lors de la création d'une commande, sélectionnez le type « Boutique en ligne ».
- Saisissez les informations du client : nom, téléphone, e-mail, adresse de livraison.
- Ajoutez les produits souhaités au panier. Vous pouvez choisir le type de prix (détail, gros) et spécifier une remise en pourcentage ou en valeur monétaire.
- Choisissez le mode de paiement (espèces, virement) et de livraison (retrait en magasin, coursier, poste).
- Ajoutez un commentaire si nécessaire et enregistrez la commande. Vous pourrez ensuite gérer son statut et expédier le produit.
Exemples d'utilisation
Scénario 1 : Un centre de services vend des accessoires.
Un client vient récupérer son ordinateur portable réparé et décide d'acheter une sacoche. Le responsable ouvre une « Vente rapide » dans Gincore, scanne le code-barres de la sacoche et finalise la transaction en 10 secondes. La vente est enregistrée et l'article est déduit du stock. Le tout dans un seul programme.
Scénario 2 : Une boutique en ligne avec son propre atelier.
Une commande pour un nouveau smartphone est passée sur le site. Elle est créée automatiquement (avec une intégration configurée) ou manuellement dans Gincore en tant que commande de type « Boutique en ligne ». Le responsable la traite, et le magasinier, voyant la commande, prépare l'article pour l'expédition. Si le client a besoin plus tard d'une réparation sous garantie, un ordre de réparation sera créé dans le même système et lié à l'historique de ce client.
Conseils et astuces
- Utilisez la modification en masse pour les promotions. Vous prévoyez une vente ? Exportez le groupe de produits souhaité vers Excel, modifiez rapidement les prix à l'aide de formules et réimportez-le. Cela vous fera gagner des heures de travail manuel.
- Regroupez les articles identiques. Si un client commande plusieurs unités du même produit au même prix, Gincore les regroupera sur une seule ligne. Si vous modifiez le prix de l'une des unités, elle s'affichera séparément. C'est pratique pour un contrôle visuel de la commande.
- Analysez les sources de publicité. Lors de la création d'une commande, indiquez d'où vient le client. Cela vous aidera à évaluer l'efficacité de vos canaux marketing et à optimiser votre budget.
FAQ (Foire aux questions)
Puis-je utiliser ce module si je n'ai qu'un magasin physique ?
Oui, le mode « Vente rapide » est parfait pour les points de vente au détail et ne nécessite pas la saisie d'informations superflues sur le client.
Gincore s'intègre-t-il avec mon site sur WordPress ou Joomla ?
Il a été mentionné dans la vidéo que l'intégration avec des CMS populaires comme Joomla et WordPress est prévue dans le plan de développement. Cela permettra aux commandes du site d'être automatiquement transférées dans Gincore.
Comment le système gère-t-il les stocks si les produits sont utilisés à la fois pour les ventes et les réparations ?
Gincore utilise une base de données de stock unique. Lorsqu'un article est vendu ou installé lors d'une réparation, il est déduit du stock total. Cela garantit un suivi précis et évite toute confusion.
Est-il difficile de mettre à jour les prix de plusieurs milliers de produits ?
Non, grâce à la fonction d'exportation/importation Excel, ce processus devient extrêmement simple et rapide. Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités d'Excel pour gérer vos prix.
Conclusion
Le module Ventes + Boutique en ligne de Gincore n'est pas seulement une fonctionnalité supplémentaire, mais une solution complète pour l'automatisation de votre entreprise. Il élimine la double comptabilité, simplifie la gestion des commandes, des stocks et des finances, et vous fait gagner du temps et des ressources. En consolidant toutes les opérations dans un seul système, vous obtenez un contrôle total sur votre entreprise et construisez une base solide pour sa croissance.
Commencez à utiliser le module de ventes dès aujourd'hui pour rendre votre entreprise plus organisée et rentable.
