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Les propriétaires de centres de services et d'entreprises de production savent que les commandes complexes nécessitent souvent l'intervention de plusieurs spécialistes. Un technicien s'occupe de la réparation matérielle, un autre de la configuration logicielle, et un troisième du diagnostic. Dans de telles conditions, comment suivre qui a accompli quel volume de travail et calculer équitablement la rémunération ? L'automatisation des centres de services avec Gincore résout ce problème en proposant une fonctionnalité pratique pour assigner plusieurs intervenants à une seule commande.
Cette fonction change radicalement l'approche de la gestion de projets complexes, en assurant la transparence et en augmentant la motivation de l'équipe. Voyons en détail comment elle fonctionne et quels avantages elle offre à votre entreprise.
Objectif de la fonction : pourquoi est-ce nécessaire ?
L'objectif principal de la fonction est de permettre une répartition flexible des tâches au sein d'une même commande entre différents employés. C'est particulièrement pertinent lorsque la réalisation d'une réparation ou d'un service nécessite des spécialistes de profils différents.
Imaginez la réparation d'un smartphone moderne : un ingénieur remplace un écran cassé, tandis qu'un autre s'occupe de la restauration du logiciel. Ou dans un garage automobile : un spécialiste répare le moteur, un autre le système électrique du véhicule. La fonction permet de consigner clairement que chacune de ces tâches a été effectuée par un technicien spécifique.
Fonctionnalités et avantages
L'utilisation de cette fonction Gincore offre à l'entreprise une série d'avantages significatifs, rendant les processus de travail plus contrôlés et efficaces.
Fonctionnalités clés :
- Assignation de l'intervenant principal : Vous pouvez désigner le technicien principal responsable de la commande dans son ensemble.
- Répartition détaillée des tâches : Pour chaque travail ou service individuel dans la commande, vous pouvez assigner un intervenant spécifique.
Principaux avantages :
- Suivi transparent des travaux : Vous savez toujours exactement quel employé a effectué quelle tâche. Cela élimine la confusion et les litiges.
- Calcul équitable de la paie : La fonction sert de base à un système de rémunération à la pièce ou diversifié. Le technicien reçoit une rémunération pour le travail qu'il a spécifiquement accompli, et non un pourcentage moyen de l'ensemble de la commande. C'est l'un des moyens les plus progressistes de motiver le personnel.
- Augmentation de la motivation des employés : Lorsque la rémunération est directement liée aux tâches accomplies, les techniciens sont incités à travailler avec plus de qualité et d'efficacité.
- Optimisation des processus métier : L'analyse de la charge de travail des spécialistes et la planification des ressources pour les commandes futures sont simplifiées.
Guide pas à pas Gincore : comment assigner plusieurs techniciens
Configurer et utiliser cette fonction est très simple. Suivez ce guide pas à pas.
Étape 1 : Ouvrez la commande et ajoutez des travaux
Accédez à la fiche de la commande de réparation concernée et ajoutez la liste de tous les travaux à effectuer.
Étape 2 : Assignez des intervenants à chaque travail
À côté de chaque travail ajouté, vous verrez une icône « Technicien ».
- Par défaut, l'icône est grise : Cela signifie que le travail est effectué par le même technicien que celui indiqué comme principal pour l'ensemble de la commande.
- Assigner un autre technicien : Cliquez sur l'icône et sélectionnez un autre employé dans la liste. L'icône deviendra alors colorée, signalant qu'un intervenant distinct a été assigné à cette tâche.
Étape 3 : Configurez le mode de calcul de la paie
Pour que le système calcule automatiquement la paie en fonction des travaux effectués, il est nécessaire de choisir pour les employés un mode de calcul diversifié.
- Allez dans la section « Plus » → « Employés ».
- Ouvrez la fiche de l'employé concerné.
- Choisissez le mode de calcul de paie diversifié : « Pourcentage sur la vente de produit/service » ou « Forfait ».
Étape 4 : Générez le rapport de paie
Pour consulter les calculs, allez dans la section « Comptabilité » → « Rapports » → « Paie ». Appliquez un filtre sur l'ingénieur souhaité. Le rapport n'affichera que les travaux où il a été désigné comme intervenant, et la paie calculée correspondante.
Exemples d'application
La flexibilité de la fonction permet de l'utiliser dans des domaines très variés :
- Réparation électronique : Un spécialiste effectue la réparation matérielle (remplacement de l'écran), un autre la réparation logicielle (reflashage).
- Service automobile : Un mécanicien s'occupe du châssis, et un électricien de l'ordinateur de bord, dans le cadre d'un seul ordre de réparation.
- Fabrication de meubles : Un ouvrier assemble la carcasse, et un autre installe la quincaillerie et les façades.
Dans tous ces cas, Gincore aidera à prendre en compte avec précision la contribution de chaque employé et à le récompenser équitablement.
Conseils et astuces
- Utilisez des catégories de services. Pour ne pas avoir à configurer la rémunération pour chaque service manuellement, vous pouvez définir un pourcentage ou un tarif fixe pour toute une catégorie de travaux (par exemple, « Réparation logicielle »). Si un service spécifique n'a pas son propre tarif, le système prendra la valeur de la catégorie.
- Combinez les méthodes de calcul. Gincore permet de configurer le système de paie de manière flexible. Vous pouvez utiliser la rémunération à la pièce pour les ingénieurs et un pourcentage classique sur les bénéfices pour les responsables des ventes.
- Analysez les rapports. Examinez régulièrement les rapports de paie avec les employés. Cela renforce la confiance et permet de répondre rapidement aux questions qui se posent.
FAQ
Que se passe-t-il si l'on n'assigne pas de technicien à un travail particulier ?
Dans ce cas, le travail sera automatiquement attribué au technicien principal, celui qui est indiqué dans l'en-tête de la commande.
Quel mode de calcul de la paie est le meilleur : un pourcentage de la commande ou par travail ?
Cela dépend des spécificités de votre entreprise. La rémunération à la pièce (par travail) est excellente pour motiver les spécialistes dans les entreprises avec des commandes complexes et à plusieurs étapes. Un pourcentage classique sur les bénéfices est plus simple à calculer, mais peut ne pas stimuler autant l'efficacité personnelle.
Le coût des pièces de rechange sera-t-il inclus dans le calcul de la paie du technicien ?
Avec le mode de calcul diversifié, le salaire d'un ingénieur est calculé uniquement sur la valeur des services qu'il a fournis. Le coût des pièces de rechange utilisées n'entre pas dans le calcul de sa rémunération.
Conclusion
La fonction d'assignation de plusieurs techniciens à une seule commande dans Gincore est un outil puissant pour l'automatisation d'un centre de services et de toute autre entreprise où le travail d'équipe est essentiel. Elle assure un contrôle total sur l'exécution des tâches, crée un système de motivation transparent et équitable, et simplifie considérablement le calcul de la paie.
En mettant en œuvre cette fonctionnalité, vous ne ferez pas que mettre de l'ordre dans votre comptabilité, mais vous augmenterez également la fidélité et la productivité de vos employés.
