Dzisiaj prowadzenie centrum serwisowego to opłacalny biznes. Aby odnosił sukcesy, należy go odpowiednio zorganizować. Kluczową rolę w tym procesie odgrywa kierownik. Ważne jest wybranie skutecznego modelu biznesowego, opracowanie planu, wybór strategii, pozyskanie kapitału, zasobów, zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników itp. Właścicielowi serwisu zawsze będzie przybywało pracy, zwłaszcza na etapie zakładania firmy.

Ponieważ czas jest najcenniejszym zasobem, każdy przedsiębiorca musi nauczyć się go właściwie rozdysponowywać. W tym artykule omówimy główne problemy kierowników centrum obsługi technicznej oraz jakie narzędzia mogą znacząco pomóc zaoszczędzić czas.

Główne problemy kierowników centrum obsługi technicznej

Podczas organizacji i rozwoju centrum obsługi technicznej każdy kierownik napotyka wiele problemów, zarówno typowych, jak i indywidualnych. Wśród głównych można wymienić takie:

• brak czasu roboczego;
• brak kontroli nad niektórymi procesami;
• niewystarczająca systematyzacja informacji;
• mała liczba klientów i zamówień.

Na pierwszy rzut oka te problemy mogą wydawać się niepowiązane. Jednak istnieje doskonałe rozwiązanie dla tych problemów - skorzystanie z chmury programowej do zarządzania centrami serwisowymi Gincore.

Zalety Gincore

Program Gincore jest już wykorzystywany przez właścicieli centrów obsługi technicznej na całym świecie. Posiada on takie zalety:

• prosty interfejs;
• pełna funkcjonalność;
• wszelkie rodzaje księgowości;
• integracja z Google Analytics;
• nadaje się do napraw i sprzedaży;
• integracja z telefonią;
• księgowość;
• konstruktor szablonów dokumentów;
• całodobowe wsparcie dewelopera;
• zdalny dostęp;
• darmowa dwutygodniowa wersja próbna oprogramowania.

Można by długo wymieniać te zalety, ale lepiej zarejestrować się i przekonać się o skuteczności Gincore praktycznie. Program nadaje się dla centrów serwisowych obsługujących wszelkiego rodzaju urządzenia, od smartfonów i aparatów fotograficznych po lodówki i podgrzewacze wody.

W wielu centrach serwisowych istnieje nie tylko dział napraw, ale także sprzedaży. W systemie są oddzielne sekcje dla sklepów stacjonarnych i online. Ponadto logistyka jest inteligentnie zorganizowana, co przyspiesza przetwarzanie zamówień.

Jak Gincore pomaga kierownikom centrum obsługi technicznej

Jeśli kierownicy centrów serwisowych mają problem z kontrolą wszystkich procesów pracy, to wdrożenie Gincore natychmiast rozwiązuje ten problem. W oprogramowaniu dostępne są wszystkie rodzaje kontroli i księgowości:

• zamówienia;
• praca wszystkich pracowników;
• zarządzanie klientami;
• kontrola magazynu;
• przeprowadzanie inwentaryzacji;
• księgowość i finanse.

W rzeczywistości można kontrolować wszystkie obszary działalności centrum obsługi technicznej oraz wszystkie zadania, nawet jeśli właściciel firmy jest bardzo daleko od biura. Wystarczy wejść na program za pomocą tabletu lub laptopa przez przeglądarkę i sprawdzić dowolne informacje. Ponadto użytkownik o roli „Kierownik” przypisuje różne poziomy dostępu innym pracownikom, dzięki czemu ci nie mogą zobaczyć poufnych informacji. Przedsiębiorca może sprawdzić raporty, transakcje, rejestr spóźnień podwładnych, terminy i statusy zamówień, wysłuchać rozmów telefonicznych operatorów z klientami, przeanalizować statystyki. Na podstawie tych informacji możliwe jest zidentyfikowanie problemów w centrum obsługi technicznej, zobaczenie błędów swoich pracowników, a następnie podjęcie działań w celu poprawy jakości usług.

Teraz kierownikowi nie trzeba poświęcać dużo czasu na sprawdzanie, wystarczy po prostu zapoznać się z niektórymi modułami programu, aby uzyskać pełną informację o pracy swoich podwładnych.

Systematyzacja informacji

W pracy każdej firmy zawsze jest dużo informacji. W centrum serwisowym są to baza danych klientów, zamówień, towarów, kontakty dostawców, kurierów itp. Prowadzenie księgowości wszystkich danych za pomocą notesu, Worda, Excela to przeszłość, która jest niepewna i niewygodna. Aby informacje były kompletne, a wszystkie zamówienia realizowane na czas, lepiej skorzystać z programu Gincore.

W tym przypadku kierownik musi nauczyć każdego pracownika swojego centrum serwisowego rejestrować wszystkie dane w programie. Możliwe jest zarejestrowanie pracowników różnych stanowisk: operatorów, menedżerów, inżynierów, administratorów-recepcjonistów. Są to główni pracownicy centrum serwisowego. Każdy podwładny będzie miał swój grafik pracy, obowiązki, zadania. Wszystkie działania i operacje podwładnych kierownik będzie mógł kontrolować. Dzięki temu informacje dotyczące całej pracy będą kompletne i uporządkowane.

Wzrost rozwoju firmy

Jeśli w centrum serwisowym jest mało zamówień, Gincore pomoże to naprawić:

• automatyzacja procesów przyspiesza czas pracy, który można wykorzystać do obsługi nowych zamówień;
• praca z kanałami reklamowymi i analizą pozwala poprawić wskaźniki promocji usług i przyciągnąć więcej klientów;
• szybkie wyszukiwanie informacji pozwala menedżerom obsłużyć większą liczbę klientów;
• kontrola zamówień i towarów pomoże uniknąć strat;
• zakupy są automatycznie tworzone tylko dla aktualnych produktów, co pozwala zaoszczędzić pieniądze.

W oprogramowaniu Gincore zaimplementowane są narzędzia oszczędzające zasoby, co naturalnie przyczynia się do rozwoju firmy i przyciągania klientów. Wszystko to pomoże poprawić jakość obsługi i umocnić reputację centrum obsługi technicznej. Korzystając z programu Gincore, nie tylko zaoszczędzisz czas, rozwiążesz główne problemy swojej działalności, ale także zwiększysz zyski bez dodatkowych kosztów już w pierwszych tygodniach użytkowania programu.

Wypróbuj za darmo