Rozwinięcie koncepcji centrum obsługi i warsztatu nie jest trudne. Trudniej jest dobrze przemyśleć i zorganizować pracę tak, aby firma rozwijała się i przynosiła stabilny dochód już w pierwszych miesiącach działalności. Szczególnie trudno jest pracować na samym początku, gdy nie ma jeszcze zamówień, trwa poszukiwanie klientów i promowanie usług centrum obsługi. Później, na etapie rozwoju, zwiększenie liczby zamówień może wpłynąć na wydajność pracy, prowadząc do opóźnień w realizacji zamówień, ponieważ pracownicy nie zawsze nadążają za rosnącą ilością pracy.

Aby uniknąć najczęstszych błędów i kontrolować pracę, kierownictwo firm może skorzystać z dedykowanego oprogramowania dla centrów obsługi. Tego rodzaju programy oferują szeroki zakres funkcji do wszystkich rodzajów rozliczeń, obsługi zamówień i automatyzacji procesów roboczych.

Pierwsze kroki w organizacji biznesu

Na początek należy określić, na jakiej niszy chce się oprzeć swój biznes. Jeśli będzie to centrum obsługi lub warsztat, istotne jest ustalenie, jakie rodzaje sprzętu i od jakich producentów będą obsługiwane, jakie usługi będą oferowane, jakie rodzaje prac będą wykonywane, jaka będzie docelowa grupa odbiorców. Liczba pierwszych zamówień będzie zależała od jakości reklamy i promocji, a kolejne sukcesy będą zależały od jakości pracy mistrzów w centrum obsługi.

Szczególną uwagę należy zwrócić na rekrutację mistrzów do pracy w przedsiębiorstwie. Należy sprawdzić umiejętności, zdolności, wiedzę i doświadczenie przyszłych podwładnych. Powinni oni wykonywać następujące czynności:

• poprawna diagnostyka urządzeń;
• określenie przyczyny awarii urządzeń;
• ustalenie, jakiego rodzaju naprawa będzie potrzebna;
• wybór części zamiennych;
• wykonanie wszystkich rodzajów napraw;
• uprzejma obsługa klientów;
• śledzenie zamówień;
• praca na wynik;
• utrzymywanie wizerunku firmy.

Przy otwieraniu nowego centrum obsługi nie zawsze udaje się znaleźć doświadczonych mistrzów. W takim przypadku można zatrudnić kilku profesjonalistów i dać szansę początkującym specjalistom. Stawiając ich w parach, mistrzowie pomogą początkującym podnieść kwalifikacje, a razem będą mogli naprawiać urządzenia o różnym stopniu trudności i różnych urządzeń.

Na początkowym etapie organizacji pracy warsztatu ważne jest ustalenie podstawowego programu księgowości. Jeśli początkowo prowadzi się dokumentację w zwykłych plikach na komputerze, tablecie lub smartfonie, ta metoda stanie się bardzo niewygodna w przyszłości. Lepiej od samego początku korzystać z oprogramowania dla centrum obsługi. Na początkowych etapach można używać standardowego formularza do paragonu, podając podstawowe dane:

• imię i nazwisko klienta;
• data złożenia zamówienia;
• telefon, e-mail;
• producent i model urządzenia;
• uszkodzenie, które należy naprawić;
• numer seryjny zamówienia.

W przyszłości, oprócz danych klientów i zamówień, będzie trzeba zająć się kwestiami księgowymi, finansowymi, zarządzaniem magazynem, kontrolą pracy całego zespołu, kontaktami z dostawcami, organizacją logistyki. Do tego celu będziesz potrzebować programu do centrum obsługi i warsztatów naprawczych.

Wyszukiwanie informacji

W pracy każdego centrum obsługi ważne jest wyszukiwanie informacji. Czasami do warsztatu trafiają rzadko spotykane urządzenia, których naprawą specjaliści rzadko się zajmują. W takim przypadku ważne jest wyszukanie informacji w internecie, znalezienie schematów i zapoznanie się z cechami technicznymi urządzeń.

Następnie można zapisywać wszystkie informacje o nowym lub rzadko spotykanym urządzeniu. Wszystkie dane można wprowadzić do programu księgowego w warsztacie. Gdy znów natkniesz się na taką technikę, będziesz miał pod ręką informacje i procedurę naprawy.

Sprzęt dla warsztatu

Dla centrum obsługi ważne jest zakupienie wysokiej jakości sprzętu. Nie trzeba od razu kupować drogich narzędzi, dopóki twój biznes jeszcze się nie rozwinął. Na początek można obejść się podstawowym wyposażeniem i nie wydawać na nie wszystkich środków. Ponadto mistrzowie muszą go opanować, zapoznać się z instrukcjami, opracować plan działania.

Stopniowo, w miarę wzrostu liczby zamówień, pojawiania się nowych modeli i trudności w pracy, można stopniowo dokupować narzędzia do naprawy. Ważne jest porozmawianie ze swoimi podwładnymi i ustalenie, jakie zamówienia pojawiają się najczęściej, jakiego sprzętu używają, jakie narzędzia będą potrzebne w przyszłości. Można sporządzić harmonogram, rozdzielić fundusze i zaplanować przyszłe zakupy narzędzi, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ważne jest właściwe inwestowanie w produkcję i kupowanie tylko tego, co jest niezbędne dla warsztatu.

Lokalizacja dla centrum obsługi

Bardzo ważne jest wybranie odpowiedniego miejsca dla centrum obsługi. Powinno to być miejsce o dużym przepływie ludzi. Tablice firmowe powinny przyciągać uwagę potencjalnych klientów. Oczywiście, niektórzy ludzie najpierw będą dzwonić, aby uzyskać poradę. Następnie przyjadą do warsztatu, dlatego ważne jest znalezienie miejsca, do którego łatwo się dostać.

Mówiąc o rozmiarach centrum obsługi, zależą one od liczby mistrzów, wymiarów sprzętu i wyposażenia. Należy również przewidzieć ilość zamówień, ponieważ potrzebne jest wystarczająco dużo miejsca na magazyn. Oprócz naprawianego sprzętu, będą tutaj przechowywane części zamienne i produkty na sprzedaż, jeśli to jest planowane.

Porady ekspertów dotyczące wykorzystania przestrzeni:

• 20 metrów kwadratowych dla punktu przyjmowania zamówień;
• po 10 metrów kwadratowych dla każdego mistrza.

Jak prowadzić księgowość w centrum serwisowym

Księgowość w centrum serwisowym to nieodłączna część działalności każdego przedsiębiorstwa. W twoim centrum serwisowym będzie regularnie przybywać coraz więcej zamówień. Aby sytuacja nie wymknęła się spod kontroli, pomoże ci program do zarządzania klientami i zamówieniami dla warsztatu. Taki oprogramowanie pozwoli ci skutecznie wykonywać podstawową pracę:

• kontrola stanów magazynowych;
• zarządzanie częściami do naprawy;
• przypomnienia o terminach zamówień, co pomoże uniknąć opóźnień;
• pełna lista produktów będzie dostępna w jednym miejscu;
• możliwość szybkiego odnalezienia dowolnego produktu w kilka sekund;
• utrzymywanie jakości naprawy;
• przyciąganie nowych klientów;
• automatyzacja wszystkich procesów;
• poprawa funkcjonowania usług.

Program do zarządzania dla warsztatu zwiększy wydajność pracy i pozwoli pozbyć się wielu problemów. Ważne jest, aby przyzwyczaić pracowników do regularnego korzystania z programu, wprowadzania danych i wypełniania raportów. Dzięki temu twój biznes będzie mógł rozwijać się we właściwym kierunku.

Program do pracy w centrum serwisowym obejmuje wszystkie rodzaje księgowości:

• finansowej;
• księgowej;
• zamówień;
• zarządzania;
• klientów;
• magazynu.

Księgowość klientów

Na początku działalności warsztatu będzie niewielka liczba klientów, ale z czasem ich liczba wzrośnie. Aby nie wprowadzać za każdym razem informacji o stałych klientach, program do zarządzania centrum serwisowego zachowuje te dane. Jest on zintegrowany z telefonią, dzięki czemu można szybko nawiązać kontakt z klientami. Integracja z Google Analytics pozwala śledzić kanały, przez które docierają klienci. W karcie klienta rejestrowane są nie tylko jego dane, ale także wszystkie zamówienia, dlatego wszystkie informacje będą w jednym miejscu.

Księgowość zamówień

Program do zarządzania centrum serwisowego pozwala segregować zamówienia według priorytetów. Pomaga to właściwie rozplanować czas. Gdy wpływa nowe zamówienie, do formularza wprowadzane są informacje o urządzeniu, jego modelu, komentarze i uwagi dotyczące naprawy, data przyjęcia i terminy wykonania prac.

Księgowość w magazynie

Wiele centrum serwisowych dysponuje magazynem, w którym przechowywane są zamówienia i towary. Aby magazyny działały prawidłowo, potrzebny jest również program do zarządzania centrum serwisowego. Oprogramowanie kontroluje stan magazynowy. W czasie inwentaryzacji system przygotowuje raporty dotyczące wszelkich nadwyżek i niedoborów. Teraz sprawdzanie dostępności sprzętu będzie łatwe i szybkie.

Księgowość i finanse

Im więcej będzie zamówień w centrum serwisowym, tym więcej będzie operacji finansowych. Bardzo ważne jest monitorowanie zysków i strat. Wszystkie transakcje należy rejestrować w raporcie księgowym, do czego przyda się program do zarządzania w warsztacie i centrum serwisowym. Nie tylko rejestruje on wszystkie operacje, ale także wykonuje następujące funkcje:

• automatyczne zamawianie towarów ze składu;
• płatność rachunków;
• wypłata wynagrodzeń pracownikom;
• kontrola transakcji.

Otwarcie biznesu naprawy sprzętu nie jest trudne, trudniej jest jednak właściwie go zorganizować. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa może pojawić się wiele problemów, ale większość z nich będzie można rozwiązać dzięki programowi do centrum serwisowego i warsztatów naprawczych. Automatyzuje on cały proces, kontroluje realizację zamówień i jakość pracy mistrzów. Pozwoli ci to znaleźć czas na budowanie strategii, analizę, planowanie i inne ważne zadania.

Wypróbuj za darmo