Als Geschäftsinhaber werden Sie all Ihre Kräfte einsetzen, um erfolgreich zu sein. Doch nicht alle Unternehmensinhaber können dasselbe über ihre Mitarbeiter sagen. Die Personalbeschaffung ist und wird eine der anspruchsvollsten Herausforderungen sein, da es entscheidend ist, nicht nur qualifizierte Fachkräfte zu finden, sondern sie auch zu motivieren, produktiv zu arbeiten.

Um die Arbeit der Untergebenen zu kontrollieren, ist es nicht notwendig, ständig im Büro zu sein, regelmäßig Meetings abzuhalten oder strengste Regeln aufzustellen. Im Zeitalter der fortschrittlichen Technologien gibt es zahlreiche andere praktische Werkzeuge zur Überwachung der Mitarbeiter. Sie können eine professionelle Software für die Verwaltung Ihres Servicecenters, Onlineshops, Werkstatt, Verleihservices oder eines anderen Unternehmens nutzen.

Eine der besten Softwarelösungen in diesem Bereich ist das Browser-Programm Gincore. Es bietet folgende Möglichkeiten zur Kontrolle der Mitarbeiter:

• Verzögerungsprotokoll;
• Auftragsverwaltung;
• Arbeitszeiten und weitere Optionen.

Durch die Überwachung dieser Funktionen und die Kontrolle der Arbeit Ihrer Untergebenen behalten Sie den Überblick über die Situation in Ihrem Team, können Regelverletzer und Probleme identifizieren und anschließend Maßnahmen zur Verbesserung der Disziplin und der Arbeit im Allgemeinen ergreifen.

Wie man den Arbeitsbeginn der Mitarbeiter kontrolliert

Im Abschnitt „Mitarbeiter“ gibt es ein Modul „Verzögerungsprotokoll“. Diese praktische Funktion dient zur Überwachung des Arbeitsbeginns Ihrer Untergebenen. Der Vorgesetzte erstellt Benutzerkonten für alle Mitarbeiter, legt Rollen und Zugriffslevel fest. Sobald ein Mitarbeiter einmal täglich in sein Profil einloggt, werden Zeit und IP-Adresse des Gerätes, von dem aus der Zugriff erfolgte, im Verzögerungsprotokoll vermerkt.

In der Gincore-Software werden alle Mitarbeiter jede Nacht automatisch abgemeldet. Am Morgen müssen alle Mitarbeiter ihre Zugangsdaten erneut eingeben. Dadurch wird die Zeit der neuen Zugriffe an einem Tag festgehalten. Im Verzögerungsprotokoll wird eine Liste aller Mitarbeiter angezeigt. Wenn Sie auf den Namen des Mitarbeiters klicken, öffnet sich eine Ansicht mit den Daten, der genauen Zeit und der IP-Adresse des Computers. Alle Informationen sind an einem Ort gesammelt.

Unten in der Liste der Mitarbeiter kann ein Häkchen neben dem Punkt „Täglichen Bericht per E-Mail senden“ gesetzt werden. In diesem Fall erhält der Vorgesetzte täglich Berichte über den Arbeitsbeginn jedes Mitarbeiters seiner Firma an die angegebene E-Mail-Adresse. Wenn bestimmte Daten in der Liste rot markiert sind, sollte die Information genauer überprüft werden.

Wie man Verstöße gegen den Arbeitsbeginn erkennt

Jeden Tag erhält der Vorgesetzte Berichte aus dem Verzögerungsprotokoll der Gincore-Software per E-Mail. Im Kalender können rot markierte Daten erscheinen. Diese weisen darauf hin, dass der Mitarbeiter an diesem Tag nicht von seinem Arbeitsplatzcomputer, sondern von einem anderen Gerät auf das Programm zugegriffen hat. Dies könnte geschehen sein, wenn der Mitarbeiter versuchte, das System zu betrügen, indem er sich von zu Hause aus über seinen Laptop oder sein Tablet in das Programm eingeloggt hat, um damit den Beginn des Arbeitstags und seine Anwesenheit auszuweisen.

In einem solchen Fall ist es wichtig, genau zu klären, wann der Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsplatz erschienen ist. In Büros sind in der Regel Überwachungskameras installiert, sodass der Vorgesetzte die Videoaufnahmen zur fraglichen Zeit einsehen und feststellen kann, ob der Mitarbeiter tatsächlich an seinem Platz war oder ob er getäuscht hat, indem er den Arbeitsbeginn von einem anderen Gerät angegeben hat. Sobald der Betrug festgestellt wurde, kann der Vorgesetzte Disziplinarmaßnahmen gegen die Regelbrecher ergreifen. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass jeder Betrug aufgedeckt werden kann, werden sie härter und verantwortungsbewusster arbeiten.

Effektivität des Verzögerungsprotokolls

Das Verzögerungsprotokoll erfüllt folgende Funktionen:

• Kontrolle des Arbeitsbeginns aller Mitarbeiter;
• Dokumentation ihrer Verspätungen;
• Erkennung von Verstößen;
• Verbesserung der Disziplin.

In der Gincore-Software stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um die Arbeit zu verbessern und zu kontrollieren. Besondere Bedeutung kommt den Optionen zur Überprüfung der Untergebenen zu. Die Funktionalität des Verzögerungsprotokolls erfordert keine zusätzlichen Investitionen oder Zeit. Mit diesen Informationen kann der Vorgesetzte die Disziplin in seinem Team verbessern.

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